Implementasi Digital Pre Check-in sebagai Strategi Pelayanan Front Office pada Hotel X di Tengah Lonjakan Kunjungan Akibat Event di Kawasan GBK

Abstract

Perkembangan teknologi digital telah membawa perubahan signifikan dalam industri perhotelan, khususnya dalam pengembangan sistem pelayanan yang lebih cepat, fleksibel, dan berorientasi pada pengalaman tamu (guest experience). Salah satu bentuk transformasi digital dalam operasional hotel adalah penerapan digital pre check-in, yaitu proses registrasi tamu yang dilakukan secara daring sebelum kedatangan untuk mengurangi aktivitas administratif pada saat proses check-in di meja Front Office. Penerapan teknologi tersebut menjadi semakin relevan bagi hotel yang berada di kawasan dengan tingkat mobilitas tamu tinggi, seperti kawasan Gelora Bung Karno (GBK), yang mengalami peningkatan jumlah kunjungan akibat penyelenggaraan berbagai event berskala besar. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi digital pre check-in sebagai strategi pelayanan Front Office pada Hotel X dalam menghadapi lonjakan kunjungan akibat event di kawasan GBK serta mengidentifikasi kontribusinya terhadap efisiensi operasional hotel. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode studi kasus. Data penelitian diperoleh melalui observasi langsung selama kegiatan praktik kerja lapangan pada Departemen Front Office, dokumentasi proses operasional hotel, serta studi literatur yang relevan. Analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan digital pre check-in mampu membantu mempercepat proses pelayanan tamu melalui penyelesaian sebagian administrasi sebelum kedatangan, sehingga dapat mengurangi kepadatan antrean pada periode sibuk. Selain itu, sistem ini mendukung produktivitas staf Front Office melalui penyederhanaan proses registrasi dan meningkatkan koordinasi antar departemen dalam persiapan layanan tamu. Dari aspek operasional, digital pre check-in berkontribusi terhadap efisiensi penggunaan sumber daya melalui pengurangan aktivitas administrasi manual, penggunaan dokumen fisik, serta optimalisasi waktu kerja staf. Namun, efektivitas implementasi masih dipengaruhi oleh tingkat partisipasi tamu dalam menggunakan layanan digital tersebut. Oleh karena itu, diperlukan peningkatan edukasi kepada tamu, optimalisasi integrasi sistem dengan Property Management System (PMS), serta evaluasi berkala untuk meningkatkan efektivitas penerapan digital pre check-in.