Pengelolaan Arsip Kepegawaian dalam Mendukung Kelengkapan Arsip pada Rumah Sakit Umum Daerah Taman Husada

Abstract

Arsip kepegawaian adalah dokumen penting yang mendukung administrasi sumber daya manusia dengan memberikan informasi yang diperlukan untuk berbagai tugas terkait karyawan. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengelolaan arsip kepegawaian baik dalam format fisik (kertas) maupun elektronik dan untuk mengidentifikasi tantangan-tantangan yang mempengaruhi integritas (kelengkapan) arsip-arsip tersebut di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Taman Husada. Pendekatan kualitatif deskriptif digunakan. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi dan wawancara dengan tiga informan yaitu Budi Sri dan Harfand yang dilakukan masing-masing pada tanggal 13 14 dan 20 Oktober 2026. Analisis terhadap lima arsip kepegawaian fisik dilakukan pada tanggal 23 Oktober 2026. Temuan tersebut menunjukkan bahwa dokumen fisik disimpan dalam file individual yang disusun berdasarkan unit kerja dan disusun menurut abjad berdasarkan nama karyawan. Setiap file menyertakan daftar periksa untuk memantau kelengkapan dokumen. Ditemukan bahwa dokumen-dokumen tertentu seperti pemberitahuan promosi terbaru lisensi profesional sertifikat pendaftaran profesional dan informasi terkini mengenai anggota keluarga hilang atau belum diperbarui. Dokumen elektronik disimpan dalam format digital di komputer atau laptop karyawan tergantung tanggung jawab profesionalnya masing-masing. Catatan-catatan ini mendukung administrasi sumber daya manusia dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan perizinan untuk tenaga kesehatan. Masalah utama yang diidentifikasi termasuk penundaan oleh karyawan dalam mengirimkan dokumen yang diperbarui dan kurangnya standarisasi dalam organisasi file elektronik. Studi ini merekomendasikan pemantauan kelengkapan dokumen yang lebih sistematis serta penerapan pedoman standar untuk struktur folder elektronik dan konvensi penamaan file untuk meningkatkan pengelolaan arsip kepegawaian.